HACCP bir dokümantasyon kayıt sistemidir ve temeli Toplam Kalite Güvence şartlarına dayalıdır. Haccp sistemi ile gerçek bir başarı için kayıtların çok iyi dizayn edilmiş olması ve izleme faaliyetlerinin iyi yapılmış olması gereklidir. Sistem sürekli yenilenmesi gözden geçirilmesi ve yasal şartlara uyumluluk da gözönünde bulundurulmalıdır. Haccp kayıtları ayrı bir Haccp El Kitabı şklinde toplanması veya uygulanan diğer standardlar varsa onlaraın içine dahil edilmesi gereklidir.
Haccp de Olması Gerekli Kayıtlar;
Gıda girdilerinin kaynaklarının yer aldığı kayıtlar
Gıda depo şartları kayıtları
Hijyen şartları kayıtları
Gıda üreitiminde kullanılan ürünlerin güvenli olduğunu gösterebilecek kayıtlar
KKN noktası izleme faaliyetleri sıklığı ve kayıtlar
KKN alt ve üst eişklerini gösteren kayıtlar
DÖF yani faaliyetlerin düzeltici işlemler
Revize kayıtlar
Değerlerin doğrulama kayıtları
Faaliyetlerin gözden geçirilme kayıtları
Haccp dokümanları ve haccp kayıtları oluşturulurken mümkün olduğu kadar yalın ve basit anlaşılır bir yol izlenmelidir.
Kayıtlardan sorumlu kişi nelirlenirken yetkin bir kişi aranmalı ve eğitimle desteklenmelidir. Haccp eğitim kayıtları da planlanmalı ve kayıt altına alınmalıdır. Haccp kayıtları oluşturulurken izlenebilir olması ve şeffaflık ilkesi gözönünde bulundurularak yapılması gereklidir.
Haccp Açısından Uygun Olmayan Ürünler için tanımlama ve red alanı oluşturulması ve bunların kayıtlarının tutulması gereklidir. Uygun olmayan ürünler ile ilgili varsa testler de kayıtlarla beraber tutulmalıdır.
Haccp Dokümantasyon ve kayıtları kurulma işlemi belirli bir uzmanlık gerektiren işletmenin hayati önem arz eden işlerindendir.